¿Qué haces cuándo un posible cliente quiere ver si tú eres la persona indicada para realizar el trabajo? ¿Le diseñas algunas muestras? ¿Simplemente le envías tu portafolio? ¿Sólo tu CV? ¿O qué haces?

Los despachos o agencias creativas consolidadas, en procesos más formales, lo que hacen es responder con una propuesta a los clientes que requieren de sus servicios, estos clientes (normalmente empresas) previamente han hecho público lo que es conocido como un RFP (Request for Proposal), lo que significa que las agencias y cualquier interesado estarán compitiendo por ganar el proyecto.

En este caso lo que se puede hacer en la situación de un diseñador freelance o pequeña empresa (tu despacho de diseño), es responder a tu cliente con algún documento informativo idéntico a la respuesta de un RFP, donde detallas tu propuesta, es decir, lo que tú estás ofreciendo.

Estos son algunos puntos que puedes considerar para escribir una propuesta para un cliente.

1. Portada

Haz una portada del documento, no olvides incluir:

  • Nombre de la empresa o tu nombre
  • Tu logotipo
  • Tu slogan
  • Nombre de la empresa del cliente y el título del proyecto
  • La fecha de envío

2. Copyright

Esto sirve para mostrar que te tomas muy en serio el trabajo que haces, y aunque no hay forma de saber si el cliente distribuye tu propuesta, la percepción hacia tu negocio y como persona cambia. Un ejemplo sencillo:

© Julio Flores, Todos los derechos reservados.
Julio Flores posee los derechos de autor de este documento, todo su contenido y/o anexos. Esta propuesta debe ser considerada privada, debe mantenerse confidencial y no puede ser compartida con terceros sin el permiso previo, firmado y por escrito de Julio Flores.

3. Resumen

Haz un breve resumen ejecutivo. En éste tienes que cubrir principalmente los siguientes incisos:

  • Demostrar que se entiende la necesidad del cliente.
  • Demostrar que los objetivos del proyecto son claros para ti.

Evita sobrepasar la media cuartilla, entre más breve y conciso mejor.

4. Situación Actual

Escribe una pequeña sección en la que demuestras tu conocimiento sobre la situación actual del cliente y sus necesidades. Trata de ser breve, te sirve para investigar un poco sobre el historial del cliente y puede ser una oportunidad para demostrar tus conocimientos; algunas sugerencias sobre lo que puedes poner:

  • Un análisis de los éxitos y fallos actuales que el cliente tiene en el área sobre la que estarías trabajando.
  • Pros y Contras de lo que el cliente tiene en este justo momento.

Hay que escribirlo con tacto e indiferencia. El cliente puede ofenderse si puntualizas intensamente sus errores, así que mantén cierto balance.

5. Audiencia objetivo

Sobre lo que conoces del proyecto, define una sección de tu propuesta en la que explícitamente haces un esbozo sobre el target al que estará dirigido el proyecto.

  • ¿Quién es el usuario?
  • Demografía del usuario
    • Edad
    • Industria
    • Sector
    • Etcétera
  • Retórica que se va a utilizar: ¿Cómo debería ser la forma de comunicarse y hacer llegar el mensaje al target?

6. Nuestros objetivos de negocio para este cliente

La meta de este punto es probar al cliente que puedes ayudarlo a conseguir sus objetivos, no sientas temor de señalar lo que podría ser mejor para el cliente o si notas algunas cosas que obviamente no funcionarán. No omitas cosas por más obvias que parezcan.

Esto hay que mantenerlo como una mera propuesta y no como las especificaciones de un proyecto formal o el famoso Brief.

  • Resumen de objetivos del cliente
  • Cómo quiere mostrarse el cliente
  • Su mensaje específico (que quiere decir realmente mi cliente a su perfil objetivo)

7. Estrategia Creativa

Esta sección ocúpala para poner paso a paso brevemente la forma en la que trabajas en el área creativa. Explica lo siguiente:

  • Como llevarás al cliente de un “Punto A” a un “Punto B”
  • Explica la ruta a seguir paso a paso
  • Cómo será abordado el proyecto
  • Las metodologías que utilizas

8. Estrategia Técnica

En esta sección describe el aspecto de la producción, el trabajo manual, técnico o mecánico. Al igual que el punto anterior, pero aquí indica que es lo que está involucrado en la fase de producción.

Por ejemplo los procesos de imprenta o métodos de impresión que usarás (que por lo general no maneja el diseñador, pero sí debes poner cuál es el procedimiento en la que te involucras, cómo lo supervisarás, etc.), las herramientas utilizadas para realizar el diseño o los productos; en sí todo el aspecto técnico aquí descríbelo.

  • Describir los asuntos técnicos involucrados en el proyecto
  • Dar opciones que varíen en precio (si existen y sólo si das más opciones)

9. Proceso de Implementación

¿Cómo trabajamos y cómo el cliente obtendrá un proyecto terminado? Eso aquí lo defines, por ejemplo:

  1. Consultoría al cliente que dirija hacía las Especificaciones del Proyecto (Project Brief)
  2. Diseño, Dirección y Desarrollo
    • ¿Cuántos estilos diferentes en el diseño?
    • ¿Cómo serán presentados?
    • Proceso de aprobación de lo presentado (firma por email, escrito, teléfono, ¿cómo será esto?)
  3. Cómo será la presentación de prototipos
  4. Implementación
    • Describir a completo detalle lo que se le entregará al cliente. Recuerda: “Sin Sorpresas”
    • Qué se entregará al final al cliente y qué no.

10. Presupuesto

La parte del dinero. ¿Cómo dar un presupuesto si aún no conoces todos y cada uno de los detalles de lo que de verdad necesita el cliente? ¡Cubre tu trasero!, especifica que es tan sólo un estimado y que puede variar, sin embargo trata de ser lo más preciso que puedas, como ya mencionamos, evita dar sorpresas más adelante.

  • Dar un estimado de lo que costará el proyecto
  • Esto debe quedar detallado en las especificaciones del proyecto ya formalmente (Project Brief)

11. Definiciones

En caso de que el documento contenga terminología muy técnica o que sea ambigua, haz un apartado para esto:

  • Glosario de términos (según el caso)
  • Apéndice

12. Calendario de Pagos

Es importantísimo, desglosa la calendarización de pagos durante el proceso de implementación del proyecto. Por supuesto déjalo de acuerdo a la forma en la que prefieres recibir pagos, pero en tu interior considéralo tan sólo una guía, como mera sugerencia para tu cliente.

Muchas veces pasa que el cliente te va a negociar esta parte (dependiendo cómo lo hayas definido) y te propondrá algunas formas alternativas. Sé flexible.

13. Calendario de Desarrollo

Haz una línea de tiempo etapa por etapa en la que vas a desarrollar el trabajo:

  • Listar fechas de entrega de las diferentes etapas del proyecto
  • Señala que estos tiempos son una estimación provisional

14. Conclusión

Haz una conclusión al final, breve pero que le deje ver al cliente tu interés y compromiso por ayudarlo, de que estás convencido de que pueden lograr juntos buenos resultados.

15. El equipo involucrado

¿Quién más trabajará en el proyecto? Aquí deja una lista de todas las personas que estarán involucradas y cuál será su función.

  • Biografías, Currículums e información de todas las personas involucradas en el proyecto
  • Detalles de contacto como teléfono, email, etc. de cada uno.

16. Casos de estudio

¿Ya has realizado proyectos similares anteriormente? Entonces adjunta información relacionada con el proyecto actual, siempre y cuando tengas permiso para hacerlo.

  • Información obtenida mediante investigación previa
  • En caso de contar con proyectos similares en los que se han trabajado anteriormente adjuntar los detalles
  • Inclusión de portafolio (si te lo solicitan)

Consideraciones finales

En mi experiencia y por recomendación, trata siempre de ser breve, no más allá de diez páginas (ya exageradamente) con una tipografía de buen tamaño y ultra legible. Mantenlo simple, pero no tan escueto.

Esto quiere decir que le inviertas el tiempo necesario, procura que el contenido de tu propuesta no tenga paja alguna y que tampoco le falte algo importante. Es un balance complejo.

Imagínate que recibes decenas de propuestas a diario y lo único que quieres saber es… ¿qué sería?

Responde esa pregunta dependiendo del proyecto y ponte en los zapatos de los que evalúan la propuesta.

Comenta con la forma de abajo y aporta algunas de tus experiencias, recomendaciones o tips adicionales para los demás colegas diseñadores.